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Comment réussir sa participation à un événement en tant qu'exposant ?

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Participer à un événement en tant qu'exposant représente une occasion unique pour nos adhérents de promouvoir leur marque, établir des contacts précieux et augmenter leurs ventes. Pour maximiser les retombées de votre participation, il est essentiel de bien se préparer avant, de rester actif pendant et de suivre les contacts après l'événement. C'est suite à un temps de travail entre adhérents habitués de l'événementiel que nous avons pu réunir les bonnes pratiques à mettre en place pour maximiser vos chances de succès. 

 

Avant l'événement

1. Bien comprendre l'événement

  • Étudier les événements précédents pour comprendre la visibilité et la communication nécessaires.

  • Cibler les participants clés : décideurs, partenaires, clients potentiels et influenceurs locaux.

  • Comprendre le public et ses attentes.

2. Communication

  • Informer via les réseaux sociaux et envoyer des informations aux clients et prospects.

  • Annoncer sa participation, envoyer des invitations et prévoir des rendez-vous.

  • Utiliser LinkedIn et d'autres plateformes professionnelles pour informer les professionnels.

3. Préparation logistique

  • Décor et ambiance : préparer l'habillage du stand, le décor et l'ambiance.

  • Stock : déterminer le stock nécessaire en fonction de la possibilité de vendre sur le salon.

  • Cartes de visite et merchandising : préparer des cartes de visite et du merchandising.

  • Équipe : avoir une équipe bien préparée et coordonnée.

  • Visibilité : utiliser des tenues distinctives (tabliers de couleur vive, tenues spéciales) pour être repérable.

4. Storytelling

  • Préparer une histoire captivante autour de vos produits ou services pour attirer et engager les visiteurs.

5. Objectifs et budget

  • Se fixer des objectifs et les adapter en fonction du type d'événement

    • grand public : objectifs de ventes directes et de collecte de feedback...

    • professionnels : objectifs de networking, partenariats, démonstrations et dégustations.

6. Kits de communication

  • Utiliser les kits de communication fournis par l'association (ou l'organisateur de l'événement) pour maximiser l'impact de votre participation.

Pendant l'événement

1. Interactivité et visibilité

  • Engager les visiteurs avec des démonstrations et des dégustations.

2. Documentation et souvenirs

  • Distribuer des flyers, des échantillons, et des offres spéciales pour encourager les interactions futures.

  • Laisser votre créativité s'exprimer ! (par exemple : utiliser des selfies pour les e-mails de remerciement), offrir des articles mémorables (badges, autocollants).

3. Networking

  • Aller à la rencontre des autres exposants et professionnels pour créer des synergies.

  • Aller à la rencontre des intervenants et autres participants à l'événement

4. Collecte de données

  • Recueillir les coordonnées des visiteurs pour un suivi post-événement (cartes de visite, badges).

  • Prendre des notes personnalisées pour chaque visiteur afin d'évaluer leur potentiel.

5. Interactions et moments exclusifs

  • Proposer des offres spécifiques au salon ou lancer des produits/services exclusifs.

  • Participer aux temps forts du salon et organiser des moments exclusifs pour attirer l'attention.

6. Équipe et stand

  • Avoir toujours quelqu'un sur le stand et un autre membre pour attirer des visiteurs

  • Adopter un langage corporel ouvert : se tenir debout, cherche l'eye contact,; ne pas utiliser son ordinateur ou téléphone portable.

  • Porter des vêtements de marque pour être facilement identifiables.

 

Après l'événement

1. Suivi immédiat

  • Envoyer de suite des e-mails de remerciement et des échantillons aux contacts. Inclure des promotions spéciales.

  • Relancer par téléphone après 15 jours pour maintenir le contact et planifier des rendez-vous.

2. Analyse des retours

  • Évaluer les retours sur les offres spéciales et les codes promotionnels distribués.

  • Noter ce qui a bien fonctionné et pourquoi pour améliorer les futures participations.

3. Communication continue

  • Maintenir le contact via les réseaux sociaux et encourager les visites sur votre site web.

4. Formalisation des apprentissages

  • Noter les apprentissages et les résultats pour améliorer les futures participations.

  • Documenter les points positifs et les axes d'amélioration, se focaliser dessus pour les prochains événements

5. Évaluation du ROI

  • Analyser le retour sur investissement sur le long terme (6 mois+).

  • Évaluer la qualité des contacts établis et prioriser les suivis en fonction de leur potentiel décisionnel.

En suivant ces bonnes pratiques, les adhérents de l'association Le Tour des Terroirs peuvent maximiser l'impact de leur participation à des événements, qu'ils soient destinés au grand public ou aux professionnels. Une préparation minutieuse, une présence active et un suivi rigoureux sont les clés du succès pour se démarquer et atteindre vos objectifs.

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